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HR技巧:如何消除工作分析中员工的恐惧心理

      Dean进入某公司后有点找不到北。有事,A部门说“归B部门管”,B部门称不知道,让他找C部门。Dean觉得有必要对岗位和责任进行梳理,建议HR部门进行工作分析。HR经理却摇摇头告诉他,员工对此发怵,不配合,工作分析很难进行。原因何在呢?本期HR台历,教你如何消除工作分析中员工的恐惧心理。

  
  【症状1】准备不充分

  人力资源专员小V接到指示,公司在这个月将开展工作分析。人力资源部的每个成员自然成为工作分析小组成员,小V要负责销售部门各个岗位的工作分析。他决定先从普通的销售员开始,从下往上分析,把销售经理摆在最后。

  事实上,普通员工的态度并没有小V预期的那样配合。“工作分析?干吗用的?你们人力资源部还真是吃饱了没事干。”资历深厚的直接质疑小V。“哦,是不是要裁人啦?怎么突然要分析工作了呢?”胆小者支支吾吾,疑心重重。“真抱歉,手头忙,等过一阵再谈吧。”态度冷淡不配合的更不在少数。一周下来,小V精疲力竭,却收获寥寥。

  大夫:中国百胜餐饮集团资深人力资源经理Rebecca

  诊断:员工对小V工作或质疑或冷淡,问题并不在小V身上。员工对工作分析实施者态度冷淡,有抵触情绪其实是员工对工作分析恐惧的一种表现。这个案例中,员工之所以对工作分析产生恐惧,主要原因就是事先没有作宣传动员。员工不清楚工作分析的原因、流程、目的,心里没底,自然对这项突如其来的工作不配合,对实施者也有不信任感。

  处方:事前解释,明确目的假如小V所在的公司管理层决定要进行工作分析。那么就应该在分析工作实施前做好充分的准备与铺垫:成立工作分析小组,制定计划、步骤,目的。工作分析的主要目的,通常是为了设计、制定高效运行的企业组织结构;制定考核标准及方案,科学开展绩效考核工作;设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案;使得人尽其才。

  如果公司的CEO能在全体员工大会上,告诉大家工作分析的目的;让他们明白,这是一个客观公正的调查分析,并不是针对个人,要裁员或者降薪。消除了员工的心理障碍,后面小V们的工作也比较好做了。另外,人力资源部也需要把工作分析的执行步骤、方法告诉大家,将流程公开,让员工心中有数。“鬼鬼祟祟”、神神秘秘容易引起不安。


  【症状2】事后大地震

  人力资源经理Luna,刚从某外企跳槽到一家民营企业,发现企业管理有些混乱,员工职责不清,工作流程也不科学。她希望进行工作分析,重新安排组织架构。一听是外企的管理做法,老板马上点头答应,还很配合地作了宣传和动员。

  Luna和工作分析小组的成员,积极筹备一番后开始行动。不料,员工的反应和态度出乎意料地不配合。“我们部门可是最忙的部门了,我一个人就要干3个人的活。”“我每天都要加班到9点以后才回去,你们可别再给我加工作量了。”

  多方了解后,Luna才知道,她的前任也做过工作分析。不但做了工作分析,还立即根据分析结果进行了大调整。不但删减了大量的人员和岗位,还对员工的工作量都作了调整,几乎每个人都被分配到更多活。有了前车之鉴,大家忙不迭地夸大自己的工作量,生怕工作分析把自己“分析掉了”。

  大夫:百安居(上海)管理系统有限公司人力资源主管Sabrina

  诊断:工作分析的目的是为了人力资源规划,避免浪费。所以,之后还应该有跟进。但Luna的前任操之过急,在工作分析后马上进行大规模的人事调整,裁员、增加工作量,使员工对工作分析产生了误会,并把工作分析简单地等同于裁员增效的前奏。当再次进行工作分析时,员工自然是如临大敌,惴惴不安。

  处方:及时跟进,适当调整工作分析的作用不仅仅在于核定人力资源成本,明确员工各自的工作职责和工作范围,也是为了制定合理的员工培训、发展规划;为员工提供科学的职业生涯发展咨询;这些都对员工有很大益处的。Luna前任的做法过于简单粗暴,给员工带来恐惧也不足为奇。最好能按照结果分步进行全方面的调整,且调整幅度不应太大,动作也不宜过于迅速。但是,千万也不能没有下文。如果这样,员工会怀疑工作分析的作用和意义,下次再做时,他们不是恐惧不安,而是根本不当回事。

  【症状3】问题大而无当

  “请你谈谈你这份工作对公司的价值。”听到这样的问题,Carol愣住了,该怎么回答呢?当然要说价值很大啦,怎么大呢?思索了半天,她也不知道该如何回答,只能说“我的工作是公司正常运转不可缺少的一个环节”,心里暗想,这回答还真是废话。

  不仅仅是Carol,还有不少员工都在面谈中遭遇这样的“宏观”问题。原本以为工作分析,人力资源部在了解情况后会对每个人的工作做个评价;谁知道,上来就让员工自己谈价值。这下可把大伙难住了,说高了,一听就是空话;自谦一下,不等于让人家来炒鱿鱼?只好统一口径,简单几句话把进行工作分析的人打发走了。

  大夫:中国百胜餐饮集团资深人力资源经理Rebecca

  诊断:要想了解一个工作岗位到底有什么样的工作内容、工作流程,从事该项工作的员工有怎样的素质和技能要求,工作分析小组需要采取各种方法,了解相关信息。与员工面谈是工作分析的重要方法之一。在面谈时就需要一定的技巧和方法,即提问要具体、细致。像Carol遭遇到的这样大而无当的问题是最忌讳的。因为这样的问题容易引起员工不安,也得不到有效信息。

  处方:步步为营,刨根问底采用面谈法的时候,工作分析小组成员应该技巧性地提问,获得的细节越多越好。

  例如,让员工描述他工作的典型的一天,上班到下班都做了什么。假如他回答开会,可以继续了解和谁开会,开什么会,对开会讨论的问题他发表了怎样的观点,他的意见是否被采纳。

  也可以了解员工在不同工作上花费的时间。例如,对于销售,可以问问有多少时间是和客户打交道;有多少时间和同事商量销售方法;工作中遇到最大的问题是什么,如何解决,解决的时候是否找人帮忙等等。除本人之外,还可以与他的同事、主管面谈,了解他的具体工作、工作时间分配等。同样,问题也是越具体越好,仅记那些评价性的大问题是无效的。

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